Information zur Datenverarbeitung nach Art. 13 und 14 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Stand November 2023

Wir informieren Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen zustehenden datenschutzrechtlichen Ansprüche und Rechte. Der Inhalt und Umfang der Datenverarbeitung richtet sich maßgeblich nach den jeweils von Ihnen beantragten bzw. mit Ihnen vereinbarten Produkten und Dienstleistungen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
HKS health solutions GmbH Austria (FN 263374s)
Gewerbestraße 32 – 5211 Lengau – Österreich

Kontakt: Telefon: +43 6217 20110 900
Fax: +43 6217 20110 -930
Email: info@hks-hs.at

2. Welche Daten werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen diese Daten?

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen von Ihnen oder von einem von Ihnen beauftragten Partner (Vertriebsunternehmen, Händler) erhalten. Zudem verarbeiten wir Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Firmenbuch, Vereinsregister, Grundbuch, Medien) zulässigerweise erhalten haben. Zu den personenbezogenen Daten zählen Ihre Personalien (wie z.B. Firmenname, Anrede, Vorname, Name, Land, Adresse, Emailadresse und Telefonnummer, Beruf, Position und Funktion, Lieferadressen etc.). Darüber hinaus können wir auch verarbeiten: Ihre Auftrags- und Rechnungsdaten , Dokumentationsdaten (z.B. Messegesprächsprotokolle, Beratungsprotokolle) sofern Sie uns Ihre Zustimmung dazu erteilt haben)

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzgesetz 2018

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art 6 Abs. 1b DSGVO):
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art 4 Nr. 2 DSGVO) erfolgt zur Erbringung von Produktverkäufen und Dienstleistungen, insbesondere zur Ausführung Ihrer uns erteilten Aufträge und Anfragen. Der Umfang der Datenverarbeitung richtet sich in erster Linie nach dem von Ihnen konkret angefragten Produkt und kann u.a. Bedarfsanalysen, Beratung sowie die Durchführung von Produktprüfungen, Produktbestellungen, Produktherstellung und Produktauslieferungen umfassen.

Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art 6 Abs. 1c DSGVO):
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten kann zum Zweck der Erfüllung unterschiedlicher gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. aus dem Steuerrecht, Lebensmittelrecht etc.) sowie aufsichtsrechtlicher Vorgaben (z.B. der der österreichischen Lebensmittelaufsicht, etc.), welchen die HKS health solutions GmbH Austria als österreichisches Unternehmen unterliegt, erforderlich sein. Beispiele für solche Fälle sind:

– notwendige Meldungen an das Finanzamt, Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Belegen
– notwendige Verarbeitung nach dem Lebensmittelrecht zur Rückverfolgbarkeit von Waren mittels Chargen – Kontrolle

Im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs. 1a DSGVO):
Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Zustimmungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang (z.B. für Markt- und Meinungsforschung). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (z.B. können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Markt- und Meinungsforschung widersprechen, wenn Sie mit einer Verarbeitung zu diesen Zwecken nicht mehr einverstanden sind).

Zur Wahrung berechtigter Interessen (Art 6 Abs. 1f DSGVO):
Soweit erforderlich kann im Rahmen von Interessenabwägungen zugunsten der HKS health solutions GmbH Austria oder eines Dritten eine Datenverarbeitung über die eigentliche Erfüllung des Vertrags hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten erfolgen. In den folgenden Fällen kann eine Datenverarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der HKS health solutions GmbH Austria erfolgen:

– Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien und Kreditinstituten zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken
– Konsultation von und Datenaustausch mit Inkasso Unternehmen zur Eintreibung berechtigter Forderungen
– Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und direkter Kundenansprache;
– Direktwerbung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht nach Art 21 DSGVO widersprochen haben
– Bearbeitung von Beschwerdefällen
– Maßnahmen zur Geschäftssteuerung, Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten sowie zur Kundenrückgewinnung
– Maßnahmen zum Schutz von MitarbeiterInnen und KundInnen
– Verfolgung unserer rechtlicher Interessen

4. Wer ist Empfänger Ihrer Daten?

Innerhalb der HKS health solutions GmbH Austria erhalten nur diejenigen Stellen bzw. MitarbeiterInnen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglicher, gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen der HKS health solutions GmbH Austria benötigen.

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre Daten an von uns beauftragte Auftragsdatenverarbeiter, das können sein:
– IT und Hosting Dienstleister, die unsere IT administrieren und Speichermedien zur Verfügung stellen;
– Kreditinstitute zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs bei Bestellungen;
– Backoffice Dienstleister zur Abwicklung von Werbeaussendungen;
– Lieferanten zur Abwicklung von Produktbestellungen;
– Labore zur Prüfung von Produktformulierung;
– Transportunternehmen zur Versendung Ihrer bestellten Waren;
– Partnerfirmen, sofern diese Ihre Daten zur Abwicklung Ihres Auftrags benötigen.
– an öffentliche Stellen und Institutionen (Finanzämter, Behörden sofern eine gesetzliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung dazu vorliegt).

Sämtliche Auftragsverarbeiter und Vertriebspartner sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten nur im Rahmen der Leistungserbringung und gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu verarbeiten.

5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, soweit erforderlich, für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u.a. aus dem Unternehmensgesetzbuch (UGB), der Bundesabgabenordnung (BAO) und dem österreichischen und europäischen Lebensmittelgesetz ergeben. Personenbezogene Daten von Kunden aus Bestellungen speichern wir gem. den aktuell gültigen Bestimmungen 7 Jahre. Zudem sind bei der Speicherdauer die gesetzlichen Verjährungsfristen, die z.B. nach dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch (ABGB) in bestimmten Fällen bis zu 30 Jahren (die allgemeine Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre) betragen können, zu berücksichtigen. Haben Sie uns die Einwilligung zu Ihrer persönlichen Betreuung und zur Zusendung von Informationen zu unseren Produkten und Angeboten erteilt, speichern wir Ihre Daten so lange bis Sie diese Einwilligung widerrufen.

6. Welche Datenschutzrechte stehen Ihnen zu?

Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft hinsichtlich Art und Umfang Ihrer verarbeiteten Daten, auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß den Voraussetzungen des Datenschutzrechts. Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen österreichisches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so ersuchen wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Ihre Bedenken klären zu können. Beschwerden können Sie auch an die jeweilige Datenschutzbehörde richten.

Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien

7. Sind Sie zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung müssen Sie jene personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind und zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Wenn Sie uns

diese Daten nicht zur Verfügung stellen, werden wir den Abschluss des Vertrags oder die Ausführungen des Auftrags in der Regel ablehnen müssen oder einen bestehendes Vertragsverhältnis beenden müssen.

8. Serverdaten

Aus technischen Gründen, insbesondere zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Internetauftritts, werden Daten durch Ihren Internet-Browser an uns bzw. an unseren Webspace-Provider übermittelt. Mit diesen sog. Server-Logfiles werden u.a. Typ und Version Ihres Internetbrowsers, das Betriebssystem, die Website, von der aus Sie auf unseren Internetauftritt gewechselt haben (Referrer URL), die Website(s) unseres Internetauftritts, die Sie besuchen, Datum und Uhrzeit des jeweiligen Zugriffs sowie die IP-Adresse des Internetanschlusses, von dem aus die Nutzung unseres Internetauftritts erfolgt, erhoben.

Diese so erhobenen Daten werden vorrübergehend gespeichert, dies jedoch nicht gemeinsam mit anderen Daten von Ihnen.

Diese Speicherung erfolgt auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung, Stabilität, Funktionalität und Sicherheit unseres Internetauftritts.

Die Daten werden spätestens nach sieben Tage wieder gelöscht, soweit keine weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist. Andernfalls sind die Daten bis zur endgültigen Klärung eines Vorfalls ganz oder teilweise von der Löschung ausgenommen.

9. Cookies
a) Sitzungs-Cookies/Session-Cookies

Wir verwenden mit unserem Internetauftritt sog. Cookies. Cookies sind kleine Textdateien oder andere Speichertechnologien, die durch den von Ihnen eingesetzten Internet-Browser auf Ihrem Endgerät ablegt und gespeichert werden. Durch diese Cookies werden im individuellen Umfang bestimmte Informationen von Ihnen, wie beispielsweise Ihre Browser- oder Standortdaten oder Ihre IP-Adresse, verarbeitet.

Durch diese Verarbeitung wird unser Internetauftritt benutzerfreundlicher, effektiver und sicherer, da die Verarbeitung bspw. die Wiedergabe unseres Internetauftritts in unterschiedlichen Sprachen oder das Angebot einer Warenkorbfunktion ermöglicht.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit b.) DSGVO, sofern diese Cookies Daten zur Vertragsanbahnung oder Vertragsabwicklung verarbeitet werden.

Falls die Verarbeitung nicht der Vertragsanbahnung oder Vertragsabwicklung dient, liegt unser berechtigtes Interesse in der Verbesserung der Funktionalität unseres Internetauftritts. Rechtsgrundlage ist in dann Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Mit Schließen Ihres Internet-Browsers werden diese Session-Cookies gelöscht.
b) Drittanbieter-Cookies

Gegebenenfalls werden mit unserem Internetauftritt auch Cookies von Partnerunternehmen, mit denen wir zum Zwecke der Werbung, der Analyse oder der Funktionalitäten unseres Internetauftritts zusammenarbeiten, verwendet.

Die Einzelheiten hierzu, insbesondere zu den Zwecken und den Rechtsgrundlagen der Verarbeitung solcher Drittanbieter-Cookies, entnehmen Sie bitte den nachfolgenden Informationen.
c) Beseitigungsmöglichkeit

Sie können die Installation der Cookies durch eine Einstellung Ihres Internet-Browsers verhindern oder einschränken. Ebenfalls können Sie bereits gespeicherte Cookies jederzeit löschen. Die hierfür erforderlichen Schritte und Maßnahmen hängen jedoch von Ihrem konkret genutzten Internet-Browser ab. Bei Fragen benutzen Sie daher bitte die Hilfefunktion oder Dokumentation Ihres Internet-Browsers oder wenden sich an dessen Hersteller bzw. Support. Bei sog. Flash-Cookies kann die Verarbeitung allerdings nicht über die Einstellungen des Browsers unterbunden werden. Stattdessen müssen Sie insoweit die Einstellung Ihres Flash-Players ändern. Auch die hierfür erforderlichen Schritte und Maßnahmen hängen von Ihrem konkret genutzten Flash-Player ab. Bei Fragen benutzen Sie daher bitte ebenso die Hilfefunktion oder Dokumentation Ihres Flash-Players oder wenden sich an den Hersteller bzw. Benutzer-Support.

Sollten Sie die Installation der Cookies verhindern oder einschränken, kann dies allerdings dazu führen, dass nicht sämtliche Funktionen unseres Internetauftritts vollumfänglich nutzbar sind.

10. Kontaktanfragen / Kontaktmöglichkeit

Sofern Sie per E-Mail mit uns in Kontakt treten, werden die dabei von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt. Die Angabe der Daten ist zur Bearbeitung und Beantwortung Ihre Anfrage erforderlich – ohne deren Bereitstellung können wir Ihre Anfrage nicht oder allenfalls eingeschränkt beantworten.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Ihre Daten werden gelöscht, sofern Ihre Anfrage abschließend beantwortet worden ist und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, wie bspw. bei einer sich etwaig anschließenden Vertragsabwicklung.

11. Anpassung der Information nach Art 13/14 DSGVO
Bitte beachten Sie, dass wir bei Bedarf Anpassungen an dieser Information nach Art 13/14 DSGVO zur Datenverarbeitung vornehmen können bzw. müssen.